Tietosuojaseloste
Töysän Säästöpankkisäätiö sr:n tietosuojaseloste (Hehku säätiö)
Rekisterinpitäjä
Töysän Säästöpankkisäätiö sr Y-tunnus: 0182830-1
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Helena Marjomäki
Uuttuluomantie 7, 62900 Alajärvi
+358 44 246 7360
Rekisterin nimi
Töysän Säästöpankkisäätiö sr:n (Hehku säätiö) asiakas-, markkinointi-, viestintä-, verkkosivusto- ja rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen asioiden hoitamiseen ja hallinnointiin. Näitä ovat mm. avustus- ja apurahahakemusten käsittely ja myöntäminen, markkinointi, viestintä ja maksuliikenne sekä muu asiakassuhteen viestintä.
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen mukaiseen oikeutettuun etuun (asiakassuhde tai vastaava) tai suostumukseen (evästeet).
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä verkkosivuston yhteydenottojen, asiakasneuvonnan, rekrytoinnin, verkkosivuston käytön analysoinnin, evästehallinnan sekä mahdollisten muiden viestintäpalveluiden toteuttamiseksi.
Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella kerättävät tiedot
Hehku säätiön verkkosivustolla voidaan kerätä henkilötietoja avustus- ja apurahahakemuslomakkeiden kautta. Lomakkeella kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi henkilön nimi, organisaation nimi, maa, sähköpostiosoite sekä yhteydenoton sisältö. Jos lomakkeella tai muussa yhteydenottotavassa pyydetään puhelinnumeroa, myös se voidaan käsitellä yhteydenoton hoitamiseksi. Lisäksi lomakkeella voidaan pyytää tai vastaanottaa liitetiedostoja, kuten kuvia, piirustuksia tai muita yhteydenottoon liittyviä aineistoja.
Yhteydenottolomakkeen kautta annettuja tietoja käsitellään yhteydenottoihin vastaamiseksi, avustus- ja apurahahakemusten käsittelyyn tai muiden pyyntöjen käsittelemiseksi sekä mahdollisen asiakas- tai yhteistyösuhteen valmisteluun ja hoitamiseen. Tietoja voidaan tarvittaessa välittää yhteistyökumppaneille silloin, kun se on tarpeen yhteydenoton käsittelemiseksi tai asiakkaan palvelemiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen mukaiseen oikeutettuun etuun, joka liittyy yhteydenottoihin vastaamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen ja avustustoimintaan.
Yhteydenottolomakkeen kautta saatuja tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenoton käsittelemiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi tai mahdollisten jatkotoimenpiteiden toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta perustetta, kuten asiakassuhde, sopimus, lakisääteinen velvoite tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
Rekrytointiin liittyvien henkilötietojen käsittely
Töysän Säästöpankkisäätiö sr: rekrytointeja hoitaa sen hallitus. Säätiö voi vastaanottaa työnhakijoiden hakemuksia, ansioluetteloita tai muita rekrytointiin liittyviä tietoja työnhakijalta. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, yhteystiedot, koulutus- ja työhistoria, osaamista koskevat tiedot, hakemusteksti, ansioluettelo sekä muut työnhakijan itse toimittamat tiedot.
Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi, rekrytointiprosessin hoitamiseksi, hakijaviestintään sekä mahdollisen työsuhteen valmisteluun. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun hoitaa rekrytointiprosesseja sekä työnhakijan pyynnöstä tehtäviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.
Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tai mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitamiseksi, ellei pidempi säilytysaika perustu työnhakijan suostumukseen, lakiin tai oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Työnhakija voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.
Markkinointi- ja viestintäjärjestelmät
Töysän Säästöpankkisäätiö sr voi käyttää asiakas- ja markkinointiviestinnässä ulkopuolisia järjestelmiä ja palveluntarjoajia. Avustustoiminnassa säätiöllä on käytössä Aspicore Oy:n apuraha- ja hallitusportaali, johon tallennetaan asiakkaita ja hallituksen jäseniä koskevia tietoja ja päätöksiä ja jonka kautta voidaan viestiä suoraan sekä hallituksen jäsenille että avustus- ja apurahahakijoille. Portaalia voidaan käyttää myös markkinointimateriaalien jakamiseen sekä näihin liittyvän viestinnän hallinnointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa: Tunniste- ja yhteystiedot sekä evästeitä käyttävien sivustojen käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot.
Tietojen säilytysajat: Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi käsittelyn oikeusperusteen voimassaolon ajan.
Verkkosivuston avustus- ja apurahalomakkeen kautta voidaan lisäksi käsitellä yhteydenoton sisältöä sekä mahdollisia käyttäjän toimittamia liitetiedostoja, kuten kuvia, piirustuksia tai muita teknisiä aineistoja.
Rekisteriin voidaan tallentaa myös markkinointi- ja viestintäjärjestelmissä käsiteltäviä tietoja, kuten viestien vastaanottamiseen, lähettämiseen, avaamiseen ja materiaalien käyttöön liittyviä tietoja, siltä osin kuin tällaisia tietoja järjestelmissä muodostuu.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä voivat olla henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja tehtävänimike. Lisäksi voidaan käsitellä asiakas- tai yhteistyösuhteeseen liittyviä tietoja, yhteydenottojen ja viestien sisältöjä, käyttäjän toimittamia liitetiedostoja, markkinointi- ja viestintäjärjestelmissä syntyviä tietoja, verkkosivuston käyttöön ja evästeisiin liittyviä teknisiä tietoja sekä rekrytointiin liittyviä työnhakijan itse toimittamia tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Nykyiset asiakkaat: Henkilötietoja syntyy normaalin avustus- ja apurahojen myöntämistoiminnan kautta rekisteröidyiltä itseltään.
Potentiaaliset asiakkaat: Tietoja voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä, yritysten verkkosivuilta, julkisista yritys- ja yhteystietorekistereistä, messujen, tapahtumien ja koulutusten yhteydessä sekä muista lainmukaisista lähteistä. Verkkosivuston lomakkeen kautta käsiteltävät tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen lähettäessään yhteydenoton tai siihen liittyviä aineistoja verkkosivuston kautta.
Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja saadaan työnhakijalta itseltään.
Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja voivat käsitellä Töysän Säästöpankkisäätiön toimihenkilöt, hallitus ja valtuuskunta ja muut henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä Töysän Säästöpankkisäätiön käyttämät palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, viestinnän toteuttamiseksi, rekrytoinnin järjestämiseksi tai muiden tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tällaisia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita voivat olla esimerkiksi verkkosivuston ylläpitoon, asiakasrekisterin hallintaan, rekrytointiin, uutiskirjeiden lähettämiseen, analytiikkaan, evästehallintaan sekä myynti- ja markkinointiviestinnän järjestelmiin liittyvät toimijat. Näihin voi kuulua esimerkiksi Aspicore tai muut vastaavat palveluntarjoajat.
Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Töysän Säästöpankkisäätiön lukuun ja ohjeiden mukaisesti, elleivät ne toimi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n ja ETA-alueen sisällä. Töysän Säästöpankkisäätiön käyttämien palveluntarjoajien, järjestelmien, eväste- ja analytiikkapalveluiden, rekrytointipalveluiden tai konserni- ja yhteistyöverkoston käyttö voi kuitenkin joissakin tilanteissa merkitä henkilötietojen käsittelyä tai siirtoa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirroissa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita tai muita lainmukaisia siirtomekanismeja.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalinen asiakasrekisteri on suojattu tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Henkilötietojen automaattinen käsittely
Henkilötiedon käsittelyyn ei liity GDPR 22 artiklan tarkoittamaa automaattista käsittelyä. (=Henkilötietoja ei käsitellä niin, että järjestelmä tekisi ihmisestä automaattisesti päätöksiä ilman ihmisen osallistumista.)
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan:
- tietojen tarkastusoikeus
- tietojen korjaaminen ja poistaminen
- tietojen käsittelyn rajoittaminen
- tietojen siirto-oikeus: rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityisesti silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai kun tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten
- oikeus peruuttaa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi evästeiden tai uutiskirjeen osalta
- oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa