Moderni hakujärjestelmä uudistaa Hehku säätiön toimintaa
Hehku säätiö on viime vuosina uudistanut toimintaansa määrätietoisesti ja vienyt käytäntöjään askel askeleelta nykyaikaisempaan suuntaan. Muutokset ovat osa säätiön kasvu- ja kehitysstrategiaa, jonka tavoitteena on vahvistaa säätiön roolia alueen elinvoiman ja hyvinvoinnin tukijana. Nyt avustusten hakeminen ja käsittely on siirtynyt uuteen Aspicore Apuraha4 -järjestelmään, joka kokoaa hakemisen, hakemusten käsittelyn, viestinnän ja seurannan samaan turvalliseen sähköiseen ympäristöön.
”Uudistus on meille ennen kaikkea nykyaikaistamista ja manuaalisten töiden vähentämistä ja tätä kautta tärkeä osa säätiön kehittämistä. Nyt kun hallituksen jäsenet pääsevät tarkastelemaan tietoja suoraan järjestelmästä, päätöksenteko sujuvoituu. ”, kertoo säätiön koordinaattori Helena Marjomäki.
Apurahajärjestelmä kokoaa kaiken tiedon yhteen paikkaan
”Tietoturva paranee uuden järjestelmän myötä, mutta hakemusten käsittelijälle suurin käytännön hyöty on tiedon keskittäminen. Aiemmin hakemuksiin liittyviä tietoja jouduttiin kokoamaan sähköposteista ja eri kansioista, kun jatkossa viestintä, liitteet ja muu aineisto löytyvät yhdestä paikasta. Näin kokonaisuus pysyy selkeänä ja tiedot ovat helposti löydettävissä.”
Kaikki 1.9.2026 jälkeen jätettävät hakemukset tehdään uuden järjestelmän kautta. Sitä ennen jätettyjen hakemusten käsittely jatkuu vielä vanhan käytännön mukaisesti. Myös aiemmin avustusta hakeneet ja saaneet tahot käyttävät jatkossa uutta järjestelmää hakiessaan uutta avustusta.
Hakija kirjautuu järjestelmään omilla tunnuksillaan tai verkkopankkitunnuksilla. Itse hakeminen säilyy pitkälti ennallaan: hakemus täytetään ja liitteet lisätään – nyt se tehdään vaan uudella alustalla. Keskeneräisen hakemuksen voi tallentaa ja sen täyttämistä jatkaa myöhemmin. Myös hakemukseen tai aikatauluihin liittyvät kysymykset voi lähettää suoraan järjestelmän kautta.
”Puhelimitse ja sähköpostitse voi edelleen olla yhteydessä, mutta avustuksiin liittyvä viestintä kannattaa hoitaa järjestelmän kautta, jotta tiedot jäävät talteen ja ovat sekä hakijan että säätiön tarkistettavissa.”
Tukea päätöksentekoon raporttien ja lukujen kautta
Säätiölle jätettyjen avustushakemusten määrä on kasvanut selvästi viime vuosina. Vuonna 2025 hakemuksia tuli 10 prosenttia edellisvuotta enemmän, ja vuonna 2026 kasvua on ollut jo noin 40 prosenttia.
Järjestelmän kautta saatavien raporttien kautta hallitus voi nopeasti koota tiedot esimerkiksi hakemusten ja hakijoiden määrästä, myönnetyistä avustuksista sekä siitä mihin tarkoitukseen, ja mille tahoille avustuksia on myönnetty ja kuinka paljon. Samalla voidaan selkeyttää kuvaa myös siitä, miten myönnetyt avustukset jakautuvat eri alueiden kesken.
”Meillä on säätiön sisällä nykyään alueelliset toimintaryhmät, jotka tuovat oman alueensa näkemyksiä ja tarpeita kootusti hallituksen tietoon. Raporteista voidaan tarkastella mm. sitä, kuinka paljon eri alueilta on tullut hakemuksia, kuinka paljon avustuksia on myönnetty ja millaisille kohderyhmille ne ovat kohdentuneet. Faktatieto on tärkeä kulma päätöksenteolle. ” Marjomäki tiivistää.
Kuka tai ketkä voivat hakea säätiöltä avustuksia? Tutustu Hehku säätiön hakukategorioihin täällä.